Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для участников коммерческих грузоперевозок становится обязательным оформление транспортных накладных, заявок на перевозку и ряда экспедиторских документов в электронном виде. Обмен осуществляется через операторов ИС ЭПД с передачей данных в государственную систему ГИС ЭПД. Чтобы перейти на новый формат без сбоев, компаниям необходимо заранее получить квалифицированную электронную подпись, подключиться к оператору ЭПД и подготовить внутренние процессы. Раннее внедрение поможет избежать организационных рисков и ускорить документооборот.
Калькулятор грузоперевозок Заказать перевозку по ЭТРН

Что изменится с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России начинается один из самых масштабных этапов цифровизации транспортной отрасли за последние годы. Федеральный закон № 140-ФЗ вводит обязательное оформление ряда перевозочных документов в электронном виде для участников коммерческих перевозок. В цифровой формат переводятся транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые авианакладные. Обмен такими документами осуществляется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) с передачей сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Для большинства компаний это означает не просто замену бумажного документа его электронной копией. Изменяется сам порядок оформления перевозки, взаимодействия между участниками логистической цепочки и обмена информацией с государственными органами.

Если раньше транспортная накладная сопровождала груз в бумажном виде, могла передаваться между подразделениями несколько дней или даже недель и нередко терялась, то теперь сведения становятся доступны всем участникам практически сразу после подписания документа. Для бизнеса это одновременно является и новой обязанностью, и возможностью значительно ускорить внутренние процессы.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это юридически значимый электронный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом.

Несмотря на название, речь идет не о PDF-файле и не об отсканированной бумажной накладной. Электронная транспортная накладная представляет собой структурированный XML-документ установленного государством формата. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью участников перевозки и передается через оператора ИС ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД.

Именно такой формат обеспечивает:
  • юридическую значимость документа;
  • защиту информации от изменений;
  • контроль всех этапов перевозки;
  • возможность проверки документа государственными органами;
  • автоматический обмен данными между участниками перевозки.

Почему государство переводит перевозки в электронный формат

За последние годы объем коммерческих перевозок значительно вырос. Одновременно увеличилось количество документов, сопровождающих каждую перевозку.
  • Во многих компаниях оформление одной доставки включает:

    • транспортную накладную;
    • заявку на перевозку;
    • экспедиторские документы;
    • счета;
    • акты;
    • доверенности;
    • внутренние документы.

    Если каждая перевозка сопровождается бумажным пакетом документов, возникают типичные проблемы:

    • длительное согласование;
    • потеря оригиналов;
    • ошибки при заполнении;
    • длительное закрытие перевозок;
    • задержка оплаты;
    • сложности налогового контроля.
Заказать перевозку по ЭТРН
Специалист указывает на экран ноутбука с графиками и интерфейсом логистической системы во время консультации
Переход на электронные перевозочные документы позволяет решить большую часть этих проблем за счет унифицированных форматов и автоматизированного обмена данными. По данным ФНС, электронный документооборот ускоряет взаиморасчеты между участниками перевозки, снижает количество запросов со стороны контролирующих органов и позволяет быстрее получать оплату за оказанные услуги.

Какие документы становятся обязательными в электронном виде

С 1 сентября 2026 года обязательному оформлению в электронной форме подлежат:
  • транспортная накладная;
  • заказ (заявка) на перевозку;
  • поручение экспедитору;
  • экспедиторская расписка;
  • складская расписка;
  • транспортная железнодорожная накладная;
  • грузовая авианакладная.

Все перечисленные документы формируются по утвержденным форматам ФНС России и направляются в ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД. Важно понимать, что компаниям не требуется подключаться непосредственно к государственной системе. Взаимодействие осуществляется через аккредитованных операторов электронного документооборота, которые обеспечивают обмен документами и их передачу в ГИС ЭПД.

Кого касается новый порядок работы

Распространенное заблуждение заключается в том, что переход обязателен только для транспортных компаний.

На практике изменения затрагивают практически всех участников коммерческой логистики.


В обязательный перечень входят:

  • Грузоотправители
    Именно отправитель начинает оформление перевозки и создает первый титул электронной транспортной накладной.
    1
  • Перевозчики
    Транспортная компания принимает документ, подтверждает получение груза и завершает перевозку после выполнения рейса.
    2
  • Грузополучатели
    Получатель подтверждает факт доставки и приемки груза.
    3
  • Экспедиторы
    Если перевозка организуется через экспедитора, часть документов также оформляется в электронном виде.
    4
  • Производственные предприятия
    Практически любое предприятие, регулярно отправляющее продукцию клиентам, становится участником электронного документооборота.
    5
  • Дистрибьюторы
    Компании, осуществляющие поставки товаров в торговые сети, также обязаны работать по новым правилам.
    6
  • Интернет-магазины и маркетплейсы
    При коммерческих перевозках требования распространяются и на этот сегмент рынка.
    7
ФНС отдельно подчеркивает, что требования закона распространяются независимо от масштаба бизнеса. Исключений для индивидуальных предпринимателей или небольших организаций в общем случае не предусмотрено.

Что изменится в ежедневной работе компании

Для большинства организаций изменения будут касаться не только оформления документов, но и внутренних бизнес-процессов.
Например, вместо привычного обмена бумажными оригиналами сотрудники будут работать в электронном сервисе оператора ЭПД.
Подписание документов будет происходить электронной подписью. Все участники перевозки смогут видеть актуальный статус документа практически в режиме реального времени.

Это позволяет:
  • быстрее подтверждать приемку груза;
  • сокращать время согласований;
  • уменьшать количество ошибок;
  • ускорять выставление счетов;
  • быстрее закрывать перевозки;
  • автоматизировать внутренний документооборот.
Фактически транспортная накладная перестает быть обычным документом и становится частью единой цифровой цепочки перевозки.

Как работает электронная транспортная накладная

После перехода на обязательный электронный документооборот сам принцип оформления перевозки практически не изменится. Как и раньше, перевозка начинается у грузоотправителя, продолжается у перевозчика и завершается у грузополучателя. Главное отличие заключается в том, что вместо бумажного документа используется единый электронный документ установленного формата. Каждый участник работает с одной и той же транспортной накладной. После подписания изменения становятся доступны всем сторонам практически сразу, что исключает расхождения между экземплярами документов и значительно ускоряет документооборот.

  • Этап 1. Создание транспортной накладной

    Перевозка начинается с оформления электронной транспортной накладной.
    Грузоотправитель заполняет сведения:
    • реквизиты стоёрон;
    • сведения о перевозчике;
    • характеристики груза;
    • количество мест;
    • массу;
    • маршрут;
    • адреса погрузки и выгрузки;
    • данные транспортного средства;
    • сведения о водителе.

    После проверки информации документ подписывается квалифицированной электронной подписью.

  • Этап 2. Передача перевозчику

    После подписания документ автоматически становится доступен перевозчику через оператора ИС ЭПД. Водитель подтверждает прием груза к перевозке.
    Если обнаружены расхождения:
    • повреждение упаковки;
    • недостача;
    • изменение количества мест, это фиксируется непосредственно в электронной транспортной накладной.

    Больше не требуется делать дополнительные бумажные отметки или оформлять исправления вручную.
Заказать перевозку с ЭТРН
Крупный план рук, держащих смартфон с QR-кодом электронной накладной и USB-токен электронной подписи
Рука подписывает стилусом электронный XML-документ транспортной накладной на экране планшета

  • Этап 3. Перевозка

    Во время движения автомобиля сведения о перевозке уже находятся в государственной системе. Если транспортное средство останавливает инспектор, водитель может подтвердить наличие перевозочных документов посредством электронного документа или предусмотренного сервисом способа предъявления данных. Порядок обмена и предъявления электронных перевозочных документов определяется утвержденными Правительством правилами.

  • Этап 4. Получение груза

    После прибытия автомобиля грузополучатель проверяет:
    • количество мест;
    • состояние упаковки;
    • отсутствие повреждений;
    • соответствие сопроводительных документов.
    После приемки он подписывает свою часть электронной транспортной накладной.
    Если имеются замечания, они также отражаются в электронном документе.

  • Этап 5. Завершение перевозки

    После подписания всеми участниками перевозка считается завершенной.
    Документ автоматически сохраняется:
    • у отправителя;
    • у перевозчика;
    • у получателя;
    • у оператора ИС ЭПД;
    • в государственной информационной системе.
    Бумажные оригиналы передавать между участниками уже не требуется.

Какие преимущества получает бизнес

Хотя обязательный переход требует подготовки, для большинства компаний цифровой документооборот означает не только выполнение требований законодательства, но и повышение эффективности ежедневной работы.

  • Быстрее закрываются перевозки

    При бумажном документообороте оригинал транспортной накладной может возвращаться перевозчику несколько дней или даже недель. До получения оригинала многие компании не выставляют счет и не начинают процедуру оплаты.
    При использовании ЭПД документ становится доступен всем участникам сразу после подписания.
    По данным ФНС, это позволяет получать оплату за перевозку в среднем примерно на 20 дней быстрее, поскольку отпадает необходимость пересылать бумажные оригиналы.

  • Меньше ошибок

    Электронные формы содержат форматный контроль.
    Если обязательные поля не заполнены или введены некорректно, система предупредит пользователя еще до отправки документа.
    Это снижает вероятность ошибок, которые раньше могли привести к возврату документов или задержке расчетов.

  • Исключается потеря документов

    Потеря бумажной транспортной накладной всегда означала дополнительные расходы:
    • восстановление документов;
    • запрос копий;
    • споры между участниками;
    • задержку оплаты;
    • сложности при налоговых проверках.
    При электронном документообороте документы хранятся в информационных системах и доступны участникам перевозки в течение установленного срока.

  • Быстрее проходят проверки

    Во время налоговых или контрольных мероприятий значительно сокращается объем бумажных документов, которые необходимо запрашивать и передавать.
    Контролирующие органы получают доступ к сведениям в рамках установленного порядка, что уменьшает административную нагрузку на бизнес.

  • Снижаются расходы

    Компании постепенно сокращают затраты на:
    • бумагу;
    • печать;
    • архивы;
    • курьерскую доставку документов;
    • длительное хранение бумажных оригиналов.
    Для организаций с большим количеством перевозок экономический эффект становится заметным уже в первые месяцы после перехода.
Заказать перевозку с ЭТРН
Что необходимо сделать до 1 сентября 2026 года
Откладывать подготовку до последних недель не рекомендуется. ФНС отмечает, что внедрение транспортного ЭДО с учетом настройки процессов и подключения контрагентов может занять от двух до шести месяцев.
Получить квалифицированную электронную подпись
Если компания еще не использует КЭП, необходимо оформить сертификат на руководителя.
Для сотрудников, подписывающих документы, потребуется КЭП и, при необходимости, машиночитаемая доверенность (МЧД).
Выбрать оператора ИС ЭПД
Подключение к ГИС ЭПД напрямую не требуется.
Компания заключает договор с одним из аккредитованных операторов, который обеспечивает обмен документами и их передачу в государственную систему. Реестр операторов публикуется Минтрансом, а ФНС также приводит перечень действующих операторов.
Настроить учетные системы
Необходимо убедиться, что используемая ERP-, TMS- или бухгалтерская система поддерживает работу с электронными перевозочными документами либо может быть интегрирована с сервисом выбранного оператора.
Обучить сотрудников
Даже при простой работе интерфейс нового сервиса отличается от привычного бумажного документооборота.
Рекомендуется заранее провести обучение:
  • логистов;
  • диспетчеров;
  • бухгалтерии;
  • сотрудников склада;
  • водителей.
Проверить готовность контрагентов
Переход проходит значительно проще, если основные поставщики, перевозчики и получатели уже используют электронный документооборот.
Поэтому имеет смысл заранее согласовать порядок обмена документами с постоянными партнерами.

В каких случаях допускается оформление документов на бумаге

Однако законодательство предусматривает отдельные исключения, которые определяет Минтранс России.
Например, бумажное оформление может быть допустимо в отдельных случаях, связанных с отсутствием технической возможности обмена электронными документами, при некоторых международных перевозках, перевозках для личных нужд физических лиц, а также в иных ситуациях, прямо предусмотренных нормативными актами Минтранса. Перечень таких исключений является ограниченным и не означает, что компания может по собственному выбору продолжать использовать бумажные документы.

Важно учитывать еще одно правило: после перехода нельзя одновременно использовать бумажную и электронную версии одного и того же перевозочного документа. Для конкретной перевозки юридическую силу имеет тот формат, который предусмотрен законодательством для данной ситуации.

Что конкретно нужно сделать клиенту

Для вас как для клиента нашей компании процесс максимально простой. Вам не нужно менять привычные бизнес-процессы, отказываться от текущих перевозчиков или перестраивать работу склада.

Единственное обязательное условие — подключить в своей системе электронного документооборота (ЭДО) функцию электронных перевозочных документов (ЭПД).

Как это сделать? Всё, что от вас требуется — обратиться к вашему оператору ЭДО с просьбой подключить функционал 1С-ЭПД. Дальше они всё настроят. Это стандартная процедура, которая занимает минимум в
ремени.

Как работает ЭПД? Инструкция и тренажёр

Чтобы вы могли ознакомиться с процессом заранее и без риска, мы подготовили для вас все необходимые материалы.

  1. Всю информацию о том, как оформлять электронные заказы (заявки), заполнять титулы и подписывать документы, вы можете найти в официальной инструкции сервиса 1С-ЭПД.
  2. Самый простой способ освоиться с новым форматом — потренироваться в учебной среде.

Что важно запомнить

ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 для всех коммерческих перевозок. От вас требуется только подключить ЭПД у вашего оператора ЭДО. Изучить процесс можно без риска в бесплатном тренажёре.
Мы остаёмся на связи и поддержим вас на всех этапах. Свяжитесь с нами прямо сейчас, если у вас есть вопросы или вы хотите начать подготовку.
Заказать перевозку груза по ЭТРН с «Клевер Логистик»
Если вы планируете перевозку грузов по России или международным направлениям и хотите заранее организовать работу в соответствии с новыми требованиями законодательства, специалисты «Клевер Логистик» помогут подобрать оптимальную схему доставки.

Часто задаваемые вопросы

Нет. Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это общее понятие, которое объединяет несколько видов документов, оформляемых в цифровом виде.
К ним относятся:
  • электронная транспортная накладная;
  • электронный заказ;
  • электронная заявка на перевозку;
  • электронные экспедиторские документы;
  • электронная железнодорожная накладная;
  • электронная грузовая авианакладная;
  • электронный путевой лист (для случаев, предусмотренных законодательством).
Электронная транспортная накладная является лишь одним из видов электронных перевозочных документов.